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Büroausstattung: Das müssen Gründer beachten!

BüroausstattungBei einer Existenzgründung hat man so viel im Kopf und muss viel bedenken. Dabei soll und darf nichts vergessen werden. Eventuell ist man dann mit dem Thema Büroausstattung etwas überfordert. Schließlich gibt es in einem Büromaterial Onlineshop so ziemlich alles zu kaufen was man sich denken kann.

Aber benötigt man auch wirklich alles? Dieser Artikel soll eine kleine Hilfestellung geben. Außerdem zeigen wir, ob die Software-Ausstattung beim Unternehmen gründen in Form von Cloud Lösungen Vorteile für den Gründer bietet. Egal ob Apps, professionelle Programme oder Analyse- / Büro-Tools: Ohne die passende Software geht im eigenen Unternehmen heute nichts mehr voran.

Büroausstattung und Büromaterial

Damit ein Büro nach Büro ausschaut, gehören zuerst mal Schreibtisch, Stuhl und Schrank oder Regal rein. Der Schreibtisch sollte funktional und nicht zu klein sein. Ideal wäre eine integrierte Höhenverstellung. Ähnliches gilt für den Bürostuhl. Das Wichtigste an einem Bürostuhl sind die Höhenverstellbarkeit und die Stütze für die Wirbelsäule.

In punkto Armlehnen lässt sich streiten. Wer möchte, kann gern einen Bürostuhl mit Armlehnen kaufen. Diese sind aber nicht zwingend erforderlich. Oft empfiehlt sich die Anschaffung eines Rollcontainers, in dem die kleinen Dinge des Alltags aufbewahrt werden können. Schränke oder Regale?

Das ist oft die Frage. In der Praxis hat sich die Kombination aus sowohl Schränken als auch Regalen als praktisch erwiesen. Gerade für Ordner, auf die man schnell und oft zugreifen muss, sind Regale bestens geeignet. Dinge, die nicht so oft gebraucht werden, können im Schrank untergebracht werden.

Die Technik im Büro

Hier stehen an erster Stelle Geräte wie Computer mit entsprechendem Zubehör, Drucker, Telefon, Fax und Kopierer. Damit ist jedes Büro optimal versorgt. Zu einer guten technischen Ausstattung gehört auch ein ISDN-Anschluss, damit ist zum Beispiel telefonieren auf mehreren Leitungen gleichzeitig möglich.

Auch dem Umstand, sehen und gesehen werden, trägt solch ein Anschluss Rechnung. Im Laufe der Zeit ist es immer wichtiger geworden, zu sehen, von wem man angerufen wird. Unverzichtbar ist ein DSL-Anschluss für das Internet, denn das World Wide Web ist im heutigen Büroalltag eine wichtige Informationsquelle.

Das Büromaterial & Bezugsquelle

Auf einen gut sortieren Schreibtisch gehören Dinge wie Stifte und Stiftehalter, Locher, Tacker und Büroklammern. Natürlich sind auch Dinge wie Schere, Tesafilm und Lineal nicht unwichtig. Man sollte sich überlegen, wie man seine Ablage organisieren möchte. Es gibt mehrere Möglichkeiten.

Man kann die Unterlagen in verschiedenen Ablagekörbchen vorsortieren oder sich einen entsprechenden Vorordner zulegen. Das Papier für Drucker und Kopierer sollte nicht vergessen werden und immer in ausreichender Menge vorhanden sein. Das gilt auch für Druckerpatronen und Toner für den Kopierer. Ein Mangel an diesen Materialien ist ein absolutes No-Go!

Erfahrungsgemäß bekommt man seine Büroausstattung in einem Büromaterial Onlineshop günstig. Diese sind meist gut sortiert und bieten vom Schrank bis zum Radiergummi alles komplett an. Mancher Büromaterial Onlineshop gewährt beim Kauf einer kompletten Büroausstattung auch einen satten Rabatt.

Software & Cloud-Lösungen für Gründer

Zu einer Existenzgründung gehört auch die Anschaffung geeigneter Software. Diese ist aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unabdingbar, zudem erleichtern Betriebssysteme und Anwendungen die Arbeit in verschiedenen Bereichen und tragen zu einem reibungslosen Geschäftsablauf bei.

Unternehmenssoftware gibt es als klassisches Lizenzprodukt oder als cloud-basierte Softwarelösung. Welche Software-Ausstattung ist sinnvoll und sind Cloud-Lösungen eine Alternative für Existenzgründer?

Software-Ausstattung für Existenzgründer

Welche Software im Einzelnen benötigt wird, hängt von der Branche und der Art des Unternehmens ab. Die wichtigsten Programme für Unternehmen sind im Allgemeinen:

  1. Office Programme, um Dokumente, Präsentationen und Kalkulationen zu erstellen (zum Beispiel Microsoft Office)
  2. Buchführungsprogramme, um Rechnungen und die Steuererklärung zu erstellen sowie Fahrtenbücher zu führen (zum Beispiel Lexware Buchhalter)
  3. CRM-Software, um Adressen zu speichern und Kontakte zu Kunden, Lieferanten etc. zu dokumentieren (zum Beispiel Cobra)
  4. Projektmanagementsoftware, um Personal- und Ressourceneinsatz zu planen und zu koordinieren (zum Beispiel von Braintool)

Schreib- und Bürosoftware ist das Mindestmaß, das Gründer an Software benötigen. Hier muss es aber keine maßgeschneiderte Lösung sein, eine Standardsoftware wie Microsoft Office reicht für den Start völlig aus. Auch ein Buchführungsprogramm ist die Anschaffung in jedem Fall wert, weil die neuen Programme wie z.B. von Lexware bereits E-Bilanz fähig sind und deshalb die elektronische Übertragung der Daten über die Elster-Schnittstelle ermöglichen.

CRM-Software und Projektmanagementsoftware sind nicht zwingend gleich zu Beginn erforderlich. Ob und wann Gründer diese Software anschaffen sollten, hängt vor allem von der Unternehmensgröße und der Unternehmensstruktur ab. Unternehmenssoftware ist üblicherweise als Lizenzprodukt erhältlich.

Seit einiger Zeit gibt es Cloud-Lösungen, auch Software as a Service, als alternatives Anschaffungsmodell. Dabei nutzt der Unternehmer Software und Anwendungen über einen Online-Account.

Cloud-Lösungen als vorteilhafte Alternative für Existenzgründer?

Im Vergleich mit klassischen Lizenzprodukten haben Cloud-Lösungen verschiedene Vorteile für Existenzgründer. Cloud-basierte Software lässt sich in der Regel flexibel nutzen und kann auch in der Abrechnung der Kosten flexibel gestaltet werden. Bei vielen Cloud-Services erfolgt die Abrechnung nutzungsabhängig oder es stehen verschiedene Accounts mit unterschiedlichem Preis-Leistungsangebot zur Verfügung.

So kann der Nutzer wählen, welche Leistungen er tatsächlich nutzen will. Während sich ein reales Lizenzprodukt nicht beliebig erweitern lässt, kann das Nutzungsrecht bei einer Cloud-Lösung an den Bedarf angepasst werden. Weil die Software nicht auf einem Rechner installiert, sondern über einen Online-Zugang genutzt wird, kann die Cloud-Lösung von jedem Rechner orts- und zeitunabhängig genutzt werden.

Zum Teil gibt es sogar Apps, um den Softwareservice mit mobilen Endgeräten nutzen zu können. Besonders vorteilhaft ist dies für die Bereiche Kundendienst und Vertrieb, weil der Nutzer so beispielsweise Auftrags- und Rechnungsdaten direkt beim Kunden in die cloud-basierte Rechnungssoftware eingeben kann.

Fazit: Besser planen mit Cloud-Lösungen

Cloud-Lösungen sind durchaus eine Alternative zu klassischen Lizenzprodukten, um effizienter zu arbeiten und Kosten (zum Beispiel für die Anschaffung von Hardware oder Lizenzprodukten) zu sparen. Durch Cloud-Lösungen können Existenzgründer genau wie große Unternehmen komplexe Software nutzen.

Eine wichtige Frage ist jedoch die nach Datensicherheit und Datenschutz. Existenzgründer sollten bei der Entscheidung für cloud-basierte Software darauf achten, dass die Daten auf einem sicheren Rechenzentrum liegen und eine zutrittsgeschützte Umgebung geschaffen ist.